Software für Hilfsorganisationen und KMUs

Enterprise Content Management bezeichnet ein technologisches Gesamtkonzept aus modular aufgebauten Technologien, Methoden und Werkzeugen. Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren – wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. So ermöglicht der Einsatz von ECM eine effektive Planung und Steuerung von Arbeitsabläufen – einfachen wie sehr komplexen, unternehmensweit und gegebenenfalls weltweit.

Wie groß der Bedarf an effizienteren Arbeitsweisen in unseren komplexer werdenden Arbeitswelten in der Tat ist, zeigt allein die häufig zitierte Schätzung, der zufolge ganze 80% der Arbeitszeit heute allein fürs Suchen aufgewendet werden – eine ebenso frappierende wie glaubhafte Schätzung. Denn auch wenn uns das tägliche Arbeiten mit digitaler Information zwar längst selbstverständlich geworden ist:
Informationen auch wirklich sinnvoll und effizient zu managen, ist nach wie vor nicht einfach. Im Gegenteil, die Büro-Realität sieht nach wie vor meist so aus: In einem bunten Nebeneinander nicht kompatibler Software-Systeme werden Dokumente doppelt- und dreifach abgelegt. Veraltete Versionen existieren verstreut neben neuen, ohne dass ihr Aktualitätsgrad erkennbar wäre, oder ohne dass ihr Bearbeiter überhaupt von verschiedenen Versionen wüsste. Vollends unübersichtlich wird es durch die parallel vorhandenen, größtenteils überflüssigen und schlecht sortierten Papiermassen.

Genau hier setzt ECM an – mit vielfältigen Tools und Funktionalitäten, die System in die inhomogene Daten- und Papierwelt bringen und ganz konkrete, tägliche Arbeitserleichterungen verschaffen. Wie zum Beispiel das zentrale Archiv, das einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche unternehmensinterne Informationen erlaubt. Oder der Web-Client, der das komfortable Arbeiten via Web ermöglicht. Oder die
Massenbelegerfassung mit Hochleistungsscannern. Oder die immer wichtiger werdende Elektronische Signatur. Oder die diversen Erinnerungs- und Workflow-Funktionen, durch die Teamarbeit tatsächlich „wie am Schnürchen" läuft. Und, und, und...

Trotz dieser handgreiflichen, sich deutlich in der Bilanz niederschlagenden Vorteile der ECM-Technologie, ist ihr Einsatz heute erstaunlicherweise noch nicht zur Selbstverständlichkeit geworden. In etwa fünf oder zehn Jahren wird sich dies zweifellos geändert haben.

Sie können den Wettbewerbsvorteil, der dadurch entsteht, für sich nutzen.