Software für Hilfsorganisationen und KMUs

Optimal Systems bietet mit OS.5|AVS eine elektronische Aktenverwaltungslösung für Unternehmen, die über herkömmliche Papierarchive verfügen oder deren bestehende Geschäftsabläufe nicht vollständig elektronisch abgebildet werden.

Mit OS.5|AVS werden Fundstellen, das Anforderungs- und das Verleihwesen elektronisch verwaltet. Die Ablage bzw. Aktenführung kann nach beliebigen Aktenplänen realisiert werden, dabei können auch eigene Aktenpläne erstellt oder verwaltet werden.

Für die Verschlagwortung werden z.B. Aktennummer, Ablageort, Erzeugungsdatum, Ausleiher, Aufbewahrungsfristen oder Sperrdaten gespeichert.

Das Anforderungs- sowie Verleihwesen sorgt dafür, dass der Mitarbeiter nicht nur über den Standort der gewünschten Akte sofort informiert wird, sondern diese auch reservieren kann.

Das Mahnwesen, die Erstellung von Reports (Auswertung des Aktenbestandes) sowie die Automatisierung von Vorgängen ermöglichen eine reibungsfreie Verwaltung und einen vollständigen Überblick über Ort, Ausleiher, Rückgabetermine und Status sämtlicher Akten. Die Archivare werden durch Arbeitslisten (Mahnlisten), elektronische Mahnbescheide einschließlich Mahnfristen sowie Etikettendruck unterstützt. Dabei kann OS.5|AVS problemlos zum digitalen Archivsystem OS.5|ECM erweitert werden.